De organisatie van de kerkenraad

Organisatie van de kerkenraad (en het moderamen)

We willen het werk van de kerkenraad zo organiseren dat de raad voluit haar verantwoordelijkheid als leidinggevend en besturend orgaan van de gemeente waarmaakt maar in een zodanig beperkte tijd dat het in combinatie met het pastorale werk toch ook voor hen die in het arbeidsproces actief zijn mogelijk is om deze taak te vervullen.
Daarom willen we het aantal vergaderingen van de kerkenraad beperken. We willen uitkomen bij een situatie dat er 7 of 8 reguliere kerkenraadsvergaderingen per jaar (‘s avond van 19.30 tot 22.15 uur) gehouden worden en dat er één keer per jaar een kerkenraadsretraite is waar we samen bijbelstudie doen, bidden en vergaderen over de geestelijke grondlijnen van het functioneren van de gemeente (en de kerkenraad).

Het moderamen

Het moderamen streeft volledige transparantie van haar werkzaamheden ten opzicht van de kerkenraad na. Er mag geen twijfel ontstaan over de verhouding kerkenraad en moderamen. De kerkenraad is het hoogste besturende/leidinggevende orgaan in de gemeente en het moderamen is een commissie die kerkenraad ingesteld heeft om de kerkenraad te dienen. De kerkenraad kan te allen tijde de taak van het moderamen en haar samenstelling te wijzigen.

Het is de taak van het moderamen om het werk van de kerkenraad zo te organiseren dat de kerkenraad de grote lijnen van het beleid van de gemeente bepaalt.

  • Daartoe doet het moderamen over allerlei kleine en “dagelijkse” zaken voorstellen over de te nemen besluiten aan de kerkenraad.
  • De kerkenraad kan het moderamen de opdracht geven zorg te dragen voor de uitvoering van bepaalde stukken kerkenraadsbeleid.
  • Zo zal het moderamen de contacten onderhouden met de diverse commissie en individuele gemeenteleden die namens de kerkenraad bepaalde taken vervullen
  • Het verzorgen van attestaties en het accepteren van nieuwe leden zolang dat past binnen het beleid dat de kerkenraad daarvoor heeft opgesteld (en de betreffende wijkouderling ermee instemt).
  • Het moderamen bereidt de vergaderingen van de kerkenraad voor, door het:
    1. maken en tijdig versturen van de agenda,
    2. Het tijdig verzorgen van goede vergaderstukken,
    3. vaststellen van de notulen van de kerkenraadsvergadering [nadat de leden van de kerkenraad gelegenheid hebben gehad om commentaar te leveren]
    4. de voortgang van de afgesproken taken in de gaten te houden;
    5. de ingekomen en uitgaande post behandelen;
    6. het voeren (of doen voeren) van werkoverleg met de predikant,waarbij nadrukkelijk de werkdruk in het oog wordt gehouden.

De besluiten van het moderamen worden geacht door de kerkenraad goedgekeurd te zijn als op de eerstvolgende kerkenraadsvergadering niet zijn aangevochten. (Als het gaat om uitvoering van eerdere kerkenraadsopdrachten aan het moderamen is het niet nodig om opnieuw goedkeuring van de kerkenraad te krijgen voor een besluit op dat terrein). Zonodig kan het moderamen de kerkenraadsleden schriftelijk (per mail) benaderen om over een zaak een besluit te nemen zonder daartoe een afzonderlijke kerkenraadsvergadering te beleggen. Zo’n besluit is pas geldig als tweederde van de leden van de kerkenraad schriftelijke/per mail verklaard hebben dat ze met het voorstel instemmen.

In het moderamen hebben zitting (tenzij de kerkenraad anders beslist):

  1. de voorzitter van de kerkenraad (ouderling vrijgesteld van wijkwerk);
  2. de tweede voorzitter van de kerkenraad (Ds.);
  3. de secretaris (vrijgesteld van wijkwerk);
  4. de voorzitter van de diaconie (vrijgesteld van wijkwerk);
  5. een notulist;
  6. andere leden die kerkenraad ter ondersteuning aan het moderamen toevoegt.

Elk lid van de kerkenraad is ten alle tijde welkom om als stemhebbend lid aan een vergadering van het moderamen deel te nemen. De agenda en vergader stukken voor een moderamenvergadering worden tegelijkertijd ook aan alle van de kerkenraad toegestuurd.

De kerkenraad bespreekt in ieder geval:

  • Het functioneren van gemeente en de raad bepaald mede aan de hand daarvan de speerpunten van het beleid voor het komen seizoen;
  • De prediking;
  • Het functioneren van de predikant (o.a. ter voorbereiding v/h functioneringsgesprek);
  • Het functioneren van de kerkenraad;
  • Catechese en jeugdwerk;
  • zending;
  • Het functioneren van het pastoraat in het algemeen; (structuur pastoraat)
  • De vragen die rondom pastoraat en tucht aan de orde moeten komen; (lopend pastoraat; waaronder het “schrappen” van leden anders dan op eigen verzoek);
  • Verkiezing ambtsdragers:
  • Het vaststellen van financieel jaarverslag en begroting;
  • De voorbereiding van (en aanwwijzen van afgevaardigden naar de meerdere vergaderingen (Regio Vergaderingen; Landelijke Vergadering);
  • Eventuele samenspreking met andere kerken.

Deze beschrijving is ook te downloaden.